Terug naar overzicht

Wat doet een office manager? Dana Trotto van Job Talent legt uit.

10 juni 2021

Dana is office manager in het kantoor van Pelt. Wat een office manager doet? Dat vertelt ze in dit interview!  

Wat doet een office manager?

“Een office manager krijgt ook wel de naam ‘people manager’. Voor zowel prospecten, klanten en collega’s vorm ik het aanspreekpunt. Interessante prospecten contacteer ik altijd zelf, waarna ik langs ga en ze beter leer kennen. Dat doe ik altijd op mijn eigen manier: persoonlijk en oprecht. Tijdens zo’n eerste kennismaking gaat al mijn aandacht uit naar de persoon die tegenover mij zit. Ik luister, observeer en leer de mensen achter het bedrijf zo goed mogelijk kennen. Want uiteindelijk is het de taak van mij en mijn team om de geschikte profielen te vinden. En dat lukt eens zo goed als we weten wat de doelstellingen, ambities en wensen zijn van de organisatie in kwestie”, vertelt Dana.

“Commercieel ingesteld zijn, kunnen onderhandelen en een empathische ingesteldheid, zijn de drie belangrijkste eigenschappen van een office manager. Het is mijn taak om de klant zo goed mogelijk verder helpen, al moet ik wel een realistisch beeld kunnen geven over de huidige arbeidsmarkt. Dit breng ik aan op een heldere en toch zachte manier, en ik weet dat ze dat appreciëren.

Wanneer ik weet met welk type klant we een samenwerking aangaan, dan brief ik mijn team op een uitbundige en enthousiaste manier. Dat zet de toon en zo gaan we er allemaal met veel goesting tegenaan! Dat is ook meteen het grote succes van Job Talent. Als hechte collega’s werken we samen aan ons succes. Dat groepsgevoel is heel belangrijk, anders stonden we niet waar we vandaag staan”, zegt Dana.

Hoe ziet de dag van een office manager eruit?

“Als office manager heb ik een commerciële functie, en dat gaat er soms nogal chaotisch aan toe. Het is net de kunst om orde te vinden in die chaos. En ik moet zeggen, dat lukt me goed! (lacht) Naast de kennismakings- en opvolggesprekken met klanten, ondersteun ik mijn team overal waar ik kan. Ik stuur ze aan en overloop dagelijks de to do’s van de dag. Samen leggen we de focus! Daarnaast breng ik structuur in hun dag en in het kantoor zelf. Dat moet je kunnen als operationeel verantwoordelijke!

Op wekelijkse basis houden we one-to-one-gesprekken en bespreken we de KPI’s. We leggen de successen op tafel, maar kijken ook naar wat er beter kan. Zo weten we waar de sterktes en groeipunten liggen, en dat maakt ons als team alleen maar beter”, aldus Dana.

Welke eigenschappen zijn belangrijk?

“Als office manager moet je aandacht hebben voor de mensen en klanten rondom je. Een van de leukste onderdelen van deze job als je het mij vraagt. Een empathische ingesteldheid zorgt ervoor dat je oog hebt voor de behoefte en drijfveren. Maar ook het aanbrengen van structuur, zorgt ervoor dat je mensen rondom je verder kunnen! Daarom moet je een scherp oog hebben voor detail, zodat je kan inspelen en inpikken op de belangrijkste zaken en prioriteiten.

Doelgerichtheid en ambitie hebben, zijn ook belangrijke karaktereigenschappen. Want ook wanneer het even tegenzit, moet je de motivatie vinden om er weer vol tegenaan te gaan”, vertelt Dana.

Hoe lang werk je al bij Job Talent?

“Ik ben al zo’n 13 jaar actief in de sector. In mijn vorige job werkte ik samen met Job Talent, en het viel me toen al op wat voor een leuke opdrachtgever ze zijn. Ze tonen appreciatie voor het werk van hun werknemers en ze weten wat de capaciteiten zijn van hun mensen. In mijn voormalige job voelde ik dat er niet echt nog doorgroeimogelijkheden waren. Ik had toen al de ambitie om te solliciteren bij Job Talent. Toen er een vacature verscheen, heb ik gesolliciteerd. En ik werk er ondertussen al zo’n drie jaar.

Ik ben er gestart als sales consultant. Na een jaar ben ik doorgegroeid tot office manager, en daar zit ik volledig op mijn plaats! Al kijk ik ook uit naar wat de toekomst allemaal nog gaat brengen”, zegt Dana.

Waarom is werken bij Job Talent zo leuk?

“Bij Job Talent krijg je veel kansen aangeboden, dat maakt van hun ook zo’n bijzondere werkgever. Als je leergierig bent en openstaat voor nieuwe dingen, dan kan je het echt ver schoppen! Ze voorzien regelmatig interne en externe opleidingen, waardoor je merkt dat nieuwe kennis opdoen en zelfontplooiing belangrijk is. Ze kijken naar de capaciteiten van jou als persoon en zetten daar vol op in.

Na inspanning komt ontspanning, ook daar kennen ze bij Job Talent alles over. De feestjes en teambuildings blijven vaak nog lang nazinderen. Met corona stond dit even op een lager pitje, maar binnenkort maken we dat dubbel en dik goed!”, aldus Dana.

 

Werken bij Job Talent?

Wil je graag deel uitmaken van team Job Talent? Via deze link ontdek je al onze openstaande vacatures! Heb je nog vragen over de inhoud van deze job? Neem dan contact met ons op. We beantwoorden graag je vragen!