Administratief bediende - Manager Assistent (V/X/M)

Voor een toonaangevend farmaceutisch bedrijf, gelegen te Diepenbeek, gaan we op zoek naar een ervaren administratief bediende om de administratie te beheren van de aankopen én die van het kantoor. Deze dubbele functie richt zich op het ondersteunen van de Office Manager bij dagelijkse taken en op het zelfstandig uitvoeren van SAP- en PO-activiteiten, in nauwe samenwerking met de finance- en aankoopteams.

Je taken zullen omvatten:
* Als Office Administrator (50% van de tijd)
- Organiseren van kantooradministratie
- Uitvoeren van algemene kantoortaken
- Fungeren als het eerste aanspreekpunt, beantwoorden van telefoons/e-mails en bezoekers verwelkomen
- Helpen bij het organiseren en onderhouden van gemeenschappelijke kantoorruimtes
- Regelen van zendingen met internationale koeriersorganisaties
- Behandelen van inkomende oproepen en andere communicatie
- Beheren van het archiefsysteem en het vastleggen van benodigde informatie
- Coördineren van reizen bij afwezigheid van de Office Manager

* Als Purchase Order Administrator (50% van de tijd):
- Faciliteren van nieuw leveranciersbeheer
- Nieuwe inkoopverzoeken creëren in SAP namens het bedrijf
- Opvolgen van goedkeuring van inkoopverzoeken
- Openstaande inkooporders monitoren en sluiten in SAP
- Voorbereiden van ad-hoc rapportages over inkoopuitgaven
- Ontvangsten voor facturen of voorzieningen creëren na goedkeuring van de betrokken lijnmanager
- Contact onderhouden met Accounts Payable over factuurontvangsten
- Opvolgen van openstaande goedkeuringsverzoeken voor het creëren van ontvangsten
- Beheren van de inkoopmailbox

Vereisten en Ervaring:
- Aantoonbare ervaring als assistent, office assistant of in een andere relevante administratieve rol
- Kennis van ERP-systemen (bij voorkeur SAP)
- Outlook 365
- Aantoonbare organisatorische en tijdmanagementvaardigheden, oog voor detail
- Perfecte schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden in NL en ENG
- Goede basiskennis van FR
- Sterke communicator, servicegericht
- Kennis van het P2P-proces of een sterke interesse om hierover te leren
- Bekwaam in het gebruik van Excel, effectief gebruik van spreadsheets en databases
- Werkt met integriteit

- Bachelor Office Manager of gelijkwaardig

- Een mooie functie in een internationaal en welvarend bedrijf
- Loon afhankelijk van ervaring (€2650-€3500 bruto/maand)
- Werken tijdens kantooruren
- Na een succesvolle uitzendperiode, maak je kans op een vast contract